جوانب مثبت و منفی مدیریت نمونه کارها پروژه

ساخت وبلاگ

مدیریت اوراق بهادار پروژه چالش برانگیز است ، زیرا زمان و هزینه های درگیر می تواند قابل توجه باشد. به گفته این ، بسیاری از شرکت ها می دانند که مزایای مدیریت نمونه کارها پروژه از مشکلات بیشتر است. این راهنما شما را از طریق جوانب مثبت و منفی طی می کند.

مدیریت نمونه کارها پروژه چیست؟

اصطلاح مدیریت نمونه کارها پروژه (PPM) به نحوه سازماندهی و مدیریت گروهی از پروژه های مرتبط برای دستیابی به اهداف استراتژیک اشاره دارد. مدیران با استفاده از معیارهای از پیش تعیین شده برای تخصیص منابع به روش کارآمد ، اوراق بهادار را در اولویت قرار می دهند.

جک مایلز ، صاحب جوانب مثبت قالب Sarasota می گوید: "با در نظر گرفتن تمام سرمایه گذاری های پروژه ممکن به عنوان یک نمونه کارها ، و نه به عنوان پروژه های فردی ، در اولویت بندی ، انتخاب و حفظ پروژه ها به تعادل کمک می کند."به جای تلاش برای ایجاد تغییرات سازمانی در سطح پروژه میکرو ، می توان تغییرات بزرگی را با استفاده از پروژه ها در حوزه نمونه کارها ماکرو مدیریت کرد."مدیریت نمونه کارها همچنین مفید است زیرا می تواند تصویری بزرگتر از عملیات یک تجارت با گذشت زمان ارائه دهد ، که به برجسته کردن مواردی که به خوبی پیش رفته اند و به پیشرفت نیاز دارند ، کمک می کند.

مدیریت نمونه کارها همچنین می تواند به یک شرکت کمک کند تا از اولویت بندی پروژه ها با یک رویکرد استاندارد و مطابق با اهداف شرکت استفاده کند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اصول اولیه PPM ، "مدیریت پرتفوی پروژه 101" را بخوانید. برای کمک به تدوین استراتژی PPM خود ، راهنمای جامع PPM ما را بررسی کنید.

سود سطح بالای مدیریت نمونه کارها پروژه در حال ایجاد یک سیستم قابل اعتماد است که در آن شرکت ها می توانند به طور مداوم پروژه ها و برنامه های خود را مدیریت کنند. مزایای دیگر شامل به حداقل رساندن ریسک ، به حداکثر رساندن سود و اطمینان از تخصیص هوشمندانه منابع است.

راهنمای ما در مورد جوانب مثبت و منفی مدیریت نمونه کارها پروژه را بخوانید تا در مورد مزایای بیشتر بدانید.

کتاب الکترونیکی مدیریت پروژه و نمونه کارها

احساس می کنید کار سریعتر از همیشه حرکت می کند؟این است.

در این مقدمه برای مدیریت پروژه و نمونه کارها (PPM) ، یاد بگیرید که چگونه تلاش های خود را ساده تر کنید و چندین پروژه - یا یک نمونه کارها را در کل خط پایان ، به موقع و بودجه بدست آورید.

مزایای مدیریت نمونه کارها پروژه چیست؟

مدیریت نمونه کارها پروژه مزایای بسیاری دارد. شاید مهمتر از همه ، این امکان را به شما می دهد تا یک سیستم استاندارد از بهترین شیوه ها برای سازمان خود ایجاد کنید. پذیرش PPM همچنین می تواند ریسک را به حداقل برساند ، سود را به حداکثر برساند و از تخصیص منابع هوشمند اطمینان حاصل کند.

آلن زوکر ، یک حرفه ای مدیریت پروژه با بیش از 25 سال تجربه ، این را خلاصه می کند: "سود مورد انتظار PPM این است که شرکت می تواند سرمایه گذاری های پروژه خود را مدیریت ، کنترل و مدیریت کند تا بازده خود را در سرمایه گذاری (ROI) به حداکثر برساند و اطمینان حاصل کند. که تمام تلاش ها با استراتژی شرکت ها هماهنگ است. "

علاوه بر این ، PPM می تواند به روش های زیر به شرکت شما کمک کند:

 

  • خطرات را برای به حداکثر رساندن تأثیر تجاری به حداقل برسانید: خطر در هر سرمایه گذاری ذاتی است ، اما PPM می تواند قبل از ایجاد مشکل ، به شناسایی و کاهش خطرات کمک کند. یک رویکرد استاندارد برای تصمیم گیری همچنین می تواند با مقایسه پروژه های بالقوه جدید با تلاش های مشابه از گذشته ، به شرکت ها کمک کند تا از خطرات کمتری آشکار استفاده کنند.

     

Daniel Foley

دانیل فولی ، متخصص سئو در CloudTech24 می گوید: "تخصیص منابع صالح به شرکت شما این امکان را می دهد تا با هدایت آنها به مهمترین کارها ، از منابع و مهارتهای موجود خود استفاده کند.""به عنوان مثال ، پروفایل منابع موجودی مهارت های به روز شده را فراهم می کند ، که به اطمینان حاصل می شود که دوره های اوج تقاضای تحت تأثیر کمبود مهارت قرار نمی گیرند. این توانایی را ارزیابی می کند و مهارت را در چندین کار در نسبت های محاسبه شده علمی توزیع می کند. تقاضای پروژه را می توان در این ظرفیت منبع پیش بینی کرد ، که به شما امکان می دهد منابع خود را بدون اینکه بیش از حد یا از بین نبرید ، روی پروژه های ارزشمند متمرکز کنید. "

 

  • تشویق تصمیم گیری مشارکتی: مدیریت نمونه کارها پروژه می تواند به تشویق همکاری بین کارشناسان PPM ، مدیران پروژه و مدیران برنامه در زمان انتخاب پروژه ها کمک کند. از آنجا که PPM بر تصمیم گیری بر اساس داده ها تأکید می کند ، اعضای تیم مجبور نیستند به ترجیح شخصی برای مشارکت خود تکیه دهند ، که می تواند روابط و اعتماد به نفس را در طول کار خود با هم تقویت کند.
  • نشان دادن ارزش پروژه برای ذینفعان: مدیران در مورد اینکه چرا تیم ها پروژه های خاصی را نسبت به دیگران اولویت بندی کرده اند ، به دست می آورند. مایلز می گوید: "اگر شما یک نمونه کار از پروژه ها را به جای فقط پروژه های فردی ارائه می دهید ، ممکن است ارتباطات با کمک به شکاف بین مدیران در آن پروژه ها و مدیرانی که بودجه آنها را تأمین می کنند ، بهبود یابد."
  • افزایش میزان موفقیت پروژه: با استفاده از PPM ، می توانید روی پروژه هایی که حداکثر موفقیت را برای پروژه فردی و سازمان شما به عنوان یک کل ارائه می دهند ، تمرکز کنید. به نوبه خود ، این می تواند یک مزیت رقابتی را فراهم کند ، زیرا شما یک سیستم قابل اعتماد در انتخاب پروژه هایی خواهید داشت که فضای کمی برای ریسک ، تأخیر یا پروژه های شکست خورده باقی می گذارد.

     

Joe Pusz

جو پوس ، بنیانگذار و مدیرعامل تیم PMO ، مزایای PPM را نشان می دهد: "سود یک استراتژی PPM به خوبی اجرا شده ارائه پروژه هایی است که بیشترین بازده سرمایه گذاری را برای سازمان فراهم می کند. خیلی اوقات ، یک مدیر یک پروژه را آغاز می کند زیرا یک رهبر می خواهد در بخش خود بهبود بومی شده باشد ، حتی اگر پروژه ارزش کمتری را برای سازمان بیشتر فراهم کند.

وی گفت: "در حالی که ROI یک مزیت مستقیم PPM مناسب است ، مزایای غیرمستقیم شامل کارمندان خوشحال و تیم های با عملکرد بالا است. استفاده از منابع به طور مستقیم توسط انتخاب PPM ضعیف تحت تأثیر قرار می گیرد و اغلب منجر به روحیه کم و عدم اعتماد به نفس در رهبری می شود. هنگامی که اعضای تیم را بدون ارزیابی مناسب PPM به پروژه های زیادی اختصاص می دهید ، این منابع بار ساعت های اضافی ، کاهش کیفیت و در نهایت ارزیابی عملکرد ضعیف را تحمل می کند. "

گفته می شود ، زوکر توضیح می دهد که مزایای PPM نه باینری است و نه اتوماتیک. شما به سادگی از مزایا استفاده نمی کنید یا به دست نمی آورید. شما فوراً نتایج را نمی بینید. درعوض ، تحقق میزان مزایای PPM به سطح نظم و انضباط سازمان شما و همچنین فداکاری و سازگاری مداوم با فرآیندهای موجود در محل بستگی دارد.

زوکر می گوید: "مزایای توسعه و بلوغ یک فرآیند PPM بیانگر یک پیوستار است.""هرج و مرج در یک شدید است. پول برای پروژه هایی بدون کنترل ، تراز یا پاسخگویی هزینه می شود. در انتهای دیگر طیف ، یک فرآیند کارآمد و شفاف وجود خواهد داشت. این شرکت می تواند سرمایه گذاری های خود را به طور مؤثر مدیریت کند تا از تراز و حداکثر سرمایه گذاری خود اطمینان حاصل کند. شفافیت در وضعیت پروژه ها و برنامه ها وجود خواهد داشت تا در صورت بروز مشکلاتی اقدامات اصلاحی مناسب انجام شود. "

مضرات مدیریت نمونه کارها چیست؟

مدیریت نمونه کارها هم از نظر زمان و هم از نظر هزینه می تواند پرهزینه باشد. همچنین می تواند تجربه ارزشمند مدیران پروژه را از معادله اولویت بندی حذف کند ، عاملی که باید هنگام تصمیم گیری برای اتخاذ این روش در نظر گرفته شود.

پایین آمدن بالقوه PPM موارد زیر را شامل می شود:

 

  • تخصیص نامناسب منابع: زمان و پول دو منبع اساسی برای مشاغل با هر اندازه است و PPM از هر دو استفاده می کند."بسته به اندازه تجارت ، مدیریت پروژه نمونه کارها ممکن است استفاده غیر ضروری از منابع مالی و کار باشد. اگر مشاغل شما شامل کمتر از پنج کارمند است یا اغلب با پروژه های عمیق سر و کار ندارد ، ممکن است به PPM احتیاج نداشته باشید. فقط در صورتی که دامنه مدیریت گسترده به شما کمک کند تا تجارت شما به رشد و افزایش درآمد کمک کند. "
  • تصمیمات دشوار: اولویت بندی می تواند بسیار دشوار باشد ، و گاهی اوقات شما نیاز به تصمیمات سخت دارید. اگر تیم مدیریت نمونه کارها شما قادر به اتخاذ این تصمیمات نباشد یا به این کار قدرت نداشته باشد ، می تواند منجر به کاهش کارایی در سازمان شود.
  • تخصص پروژه را از تصمیمات حذف می کند: مدیران پروژه های شما دانش صمیمی از فرآیندهای شما و پروژه های خود دارند و اتخاذ روش مدیریت نمونه کارها می تواند صدای آنها را از بحث خارج کند. تصمیم گیری استاندارد ، در حالی که کارآمد است ، تجربه رهبران تیم خود را نادیده می گیرد ، که ممکن است از جزئیات فنی دقیقه ای که مدیر نمونه کارها از آن بی خبر است ، آگاهی داشته باشند.
  • زمان صرف شده برای کارهای اداری: مدیریت صحیح یک نمونه کارها پروژه زمان زیادی را می طلبد - از جمله مدیریت واقعی پروژه. یک مدیر نمونه کارها باید وقت خود را صرف بررسی اولویت های فعلی و اطمینان از اینکه هنوز هم در مسیر است ، و همچنین ایجاد گزارش ، نوشتن ایمیل و برگزاری جلسات. موضوعاتی از قبیل خزش دامنه در یک پروژه واحد همچنین می تواند با نیاز به ارزیابی مجدد مکرر ، سرمایه گذاری زمان یک مدیر نمونه کارها را تحت تأثیر قرار دهد. کارتر می گوید: "حتی کوچکترین تغییرات پروژه می تواند باعث افزایش بودجه و ایجاد تاخیر شود."
  • هزینه: همه چیز هزینه دارد ، از راه حل های نرم افزاری PPM گرفته تا منابع انسانی. محصولات بیشتر ، اعضای بیشتر تیم و مدیران بیشتر به معنای هزینه های ماهانه و حقوق پرداخت شده بیشتر است.

     

Nick Drewe

"شما می توانید از PPM خود برای ساده سازی کارهای خسته کننده ، وقت گیر و در عین حال مهم مانند موجودی و لیست محصول استفاده کنید. این فعالیت ها به طور معمول حداقل به یک یا دو کارگر تمام وقت نیاز دارند که می تواند هزاران دلار حقوق کارمندان را به آن اضافه کند. ""شاید بزرگترین نزولی ، بسته به نیازهای مدیریت پروژه شما ، سیستم های PPM می توانند شما را در هر ماه چند صد دلار بازگردانند. در حالی که شرکت های بزرگ به راحتی می توانند این امر را تحمل کنند ، مشاغل کوچک و متوسط ممکن است بودجه اضافی نداشته باشند. "

راهنمای مدیریت نمونه کارها پروژه و راهنمای مرجع سریع

هنگام تصمیم گیری در مورد سازماندهی و مدیریت پروژه ها به عنوان یک نمونه کارها ، باید در نظر بگیرید. از این راهنمای مرجع سریع برای کمک به مقایسه جوانب مثبت و منفی اجرای مدیریت نمونه کارها پروژه استفاده کنید.

راهنمای مدیریت نمونه کارها پروژه و راهنمای مرجع سریع

طرفدارانمنفی
خطرات به حداقل رساندن: خطرات را قبل از ایجاد مشکل ، شناسایی و کاهش دهید.هزینه: استخدام ، آموزش ، نرم افزار و توسعه رویه های جدید را در نظر بگیرید.
بهبود سرعت تکمیل پروژه: فرآیندهای استاندارد منجر به زمان کمتری برای کارهای اضافی و زمان کمتری برای پروژه ها می شوند.تخصیص منابع: PPM به منابعی نیاز دارد که مشاغل کوچک ممکن است نیازی به صرفه جویی در آن نداشته باشند.
تراز بودجه: با استفاده از داده های پروژه های فعلی و قبلی ، هزینه های واقع بینانه را بیان می کند.تصمیمات سخت: اولویت بندی به معنای تصمیم گیری های سخت در مورد بسیاری از پروژه های مهم است.
استفاده از منابع بهینه: نمای نمونه کارها به شما کمک می کند تا ببینید که در واقع چه منابع موجود است و چه منابعی برای پروژه های جدید لازم است.تخصص PM را حذف می کند: فرآیندهای اولویت بندی استاندارد می تواند ورودی مدیران شما را در زمین کاهش دهد ، که دانش صمیمی از فعالیت های روزانه دارند.
افزایش نرخ موفقیت پروژه: شیوه های استاندارد شده منجر به پیش بینی بهتر تولید پروژه در طول زمان و شانس بهتری برای موفقیت می شود.زمان: زمان یک منبع ارزشمند است. توسعه و اجرای فرآیندهای PPM از زمان استفاده می کند ، که در غیر این صورت ممکن است مورد نیاز یا در جای دیگر باشد.
تیم های مشترک بیشتر: ایجاد فرهنگ تصمیم گیری قابل مشاهده منجر به بهبود ارتباطات و تیم های منسجم تر می شود.تضمین خرید اجرایی: تضمین خرید اجرایی در فرآیندهای مورد تأیید هنگام اجرای مراحل جدید PPM دشوار است.

دانلود جوانب مثبت مدیریت نمونه کارها و راهنمای مرجع سریع

مزایای نرم افزار مدیریت نمونه کارها پروژه چیست؟

نرم افزار مناسب مدیریت اوراق بهادار پروژه را به نسیم تبدیل می کند. این برنامه ها مجموعه ابزارهای قدرتمندی هستند که می توانند به راحتی در بسیاری از فرآیندهای موجود شما جای بگیرند. از آنها برای خودکار سازی وظایف ، تنظیم یادآوری و ساده کردن فرآیندهای دستی استفاده کنید که در غیر این صورت وقت خود را هدر می دهد.

  • بهبود سازمان و دید: سازمان و دید برای موفقیت پروژه ها بسیار مهم است. نرم افزار PPM می تواند یک داشبورد اصلی و در دسترس را برای به روزرسانی های پروژه و یک سازمان تصویری آسان برای درک پروژه ها در نمونه کارها شما فراهم کند. درو می گوید: "این سیستم عامل ها به ما این امکان را می دهند تا با تهیه پرتفوی گسترده و در دسترس ، روند مدیریت پروژه خود را ساده تر کنیم."
  • سهولت در اشتراک گذاری: اتخاذ نرم افزار PPM در یک سازمان ، به اشتراک گذاری به روزرسانی ها و نتایج بین بخش ها و مدیران را آسانتر می کند. وقتی همه از همان برنامه استاندارد استفاده می کنند ، فرصت های کمتری برای سردرگمی ایجاد می شود. وی گفت: "از آنجا که ما انواع مختلفی از پروژه ها را به طور همزمان ادامه می دهیم ، ما از یک نرم افزار PPM استفاده می کنیم که استفاده از آن آسان است و می تواند با نیازهای تغییر یافته ما بین بخش ها سازگار شود. همچنین در مورد اندازه پروژه سازگار است. "
  • صرفه جویی در وقت: نرم افزار PPM به شما امکان می دهد کارهای تکراری را به صورت خودکار انجام دهید و به روزرسانی ها و یادآوری ها را برنامه ریزی کنید ، که باعث صرفه جویی در وقت و هزینه می شود. مدیران می توانند در حالی که این نرم افزار از کارهای ساده مراقبت می کند ، روی سایر کارهای ظریف تر کار کنند.
  • کمک به تصمیم گیری اجرایی: نرم افزار PPM بینش آسانی در مورد روند مدیریت نمونه کارها ارائه می دهد. مدیران می توانند به راحتی داشبورد نمونه کارها را جستجو کنند تا ببینند چه تصمیماتی گرفته می شود ، اعضای تیم چگونه به آن تصمیمات می رسند و چگونه می توانند بر این اساس تصمیمات جدید بگیرند.
  • تولید گزارش: نرم افزار PPM می تواند گزارش های سفارشی را برای بسیاری از موقعیت های مختلف تولید کند. گزارش گیری استاندارد و مداوم باعث می شود نتایج به راحتی و صرفه جویی در مرجع آینده آسان شود. لی می گوید: "من از نرم افزاری استفاده می کنم که می تواند بهترین تجزیه و تحلیل KPI را به ما ارائه دهد تا من هوشمندانه ترین تصمیمات مدیریت را برای رشد آینده بگیرم."

از پرسشنامه ساده ما برای کمک به محدود کردن گزینه های خود استفاده کنید و ابزار مناسب PPM را برای تجارت خود انتخاب کنید."خوشبختانه ، بازار اکنون خط گسترده تری از PPM را ارائه می دهد. من کاربران را ترغیب می کنم تا گزینه های خود را کشف کنند تا زمانی که سکویی پیدا کنند که نیازهای آنها را برطرف کند و با برنامه بودجه آنها مطابقت داشته باشد. "

مدیریت نمونه کارها پروژه با صفحه هوشمند برای مدیریت پروژه

از مدیریت ساده وظیفه و برنامه ریزی پروژه گرفته تا مدیریت پیچیده منابع و نمونه کارها ، صفحه هوشمند به شما در بهبود همکاری و افزایش سرعت کار کمک می کند - به شما اجازه می دهد تا کارهای بیشتری انجام دهید.

پلتفرم SmartSheet برنامه ریزی ، ضبط ، مدیریت و گزارش کار را از هرجای دیگر آسان می کند و به تیم شما کمک می کند تا مؤثرتر باشد و کارهای بیشتری انجام شود. در مورد معیارهای کلیدی گزارش دهید و در زمان واقعی کار را با گزارش های رول ، داشبورد و گردش کار خودکار ساخته شده برای اتصال و اطلاع رسانی تیم خود به کار خود ادامه دهید.

هنگامی که تیم ها در مورد کار و شفافیت وضوح دارند ، هیچ چیزی در این مورد وجود ندارد که در همان زمان چه چیزی می توانند انجام دهند. امروز SmartSheet را به صورت رایگان امتحان کنید.

فارکس حرفه ای...
ما را در سایت فارکس حرفه ای دنبال می کنید

برچسب : نویسنده : مرتضی احباب بازدید : 44 تاريخ : جمعه 4 فروردين 1402 ساعت: 15:52