نگهدارنده ثبت مالی

نگه داشتن سوابق دقیق و به روز برای موفقیت در تجارت شما بسیار مهم است. سوابق خوب به شما کمک می کند تا ضررها را به حداقل برسانید ، مدیریت پول نقد ، تأمین هرگونه الزامات حقوقی ، نظارتی و مالیاتی و بهبود تجزیه و تحلیل مالی را به حداقل برسانید. حسابدار شما می تواند به شما در تنظیم یک سیستم ضبط ضبط کمک کند.

در این صفحه

درک سوابق مالی

نگه داشتن ضبط نحوه ورود ، ذخیره و دفع اطلاعات مهم مالی برای تجارت خود است.

• اسناد منبع ، چه فیزیکی و چه الکترونیکی ، که تاریخ و مبلغ معامله را نشان می دهد
• قراردادها و سایر اسناد حقوقی
• جزئیات مشتری و تجارت خصوصی.

ممکن است لازم باشد در زمان های مختلف سال (به عنوان مثال برای پایان سال مالی) یا در صورت درخواست (به عنوان مثال توسط دفتر مالیات استرالیا) به سوابق خود دسترسی پیدا کنید.

به دنبال اطلاعات حرفه ای باشید

برای مشاوره مناسب در مورد:

• چه سوابق لازم را برای نگه داشتن
• چه سیستم یا نرم افزاری برای تجارت شما بهتر است
• چه مدت برای نگه داشتن سوابق خود

مزایای نگهداری خوب از سوابق مالی

نگهدارنده خوب مالی می تواند به شما کمک کند:

• از تجارت خود محافظت کنید
• عملکرد خود را اندازه گیری کنید
• سود را به حداکثر برسانید
• برنامه ریزی و کارآمدتر
• گزارش های معنی دار ایجاد کنید
• شرایط قانونی و مالیاتی را برآورده کنید
• از حقوق خود محافظت کنید
• خطرات احتمالی را مدیریت کنید.

فیلم های خوب ضبط فیلم

در این ویدیو می توانید در مورد ایجاد و حفظ شیوه های خوب ضبط در تجارت خود بیاموزید.

این ویدیو را پوشش می دهد:

• چه سوابق لازم را برای نگه داشتن
• بهترین شیوه های نگهداری ضبط
• چگونه سوابق کسب و کار خود را ایمن نگه دارید.

متن فیلم

چگونه سوابق مالی را حفظ کنیم

برخی از الزامات مربوط به سوابق برای مشاغل در کوئینزلند وجود دارد ، و ممکن است قوانین و الزامات خاصی مربوط به بخش صنعت شما باشد.

می توانید سوابق را با استفاده از سیستم الکترونیکی یا دستی نگه دارید. شما همچنین باید اطمینان حاصل کنید که سوابق شما ایمن ، خصوصی ، پشتیبان تهیه شده است و در صورت لزوم به راحتی گزارش می شود.

دفتر مالیات استرالیا (ATO) توصیه می کند که مشاغل از یک سیستم ضبط الکترونیکی استفاده کنند. همان اصول ضبط رکورد در هر دو سوابق الکترونیکی و دستی اعمال می شود.

به دنبال مشاوره حرفه ای باشید

برای مشاوره در مورد اینکه کدام روش یا سیستم برای تجارت شما و مسئولیت های قانونی شما برای نگه داشتن سوابق با حسابدار ، حسابدار یا نماینده مالیاتی خود صحبت کنید ، صحبت کنید.

مهارت های ثبت رکورد خود را ارزیابی کنید

از ابزار ارزیابی ضبط ضبط ATO استفاده کنید تا مشخص کنید که سوابق لازم را برای نگه داشتن و بررسی چگونگی حفظ سوابق کسب و کار شما بررسی می کنید.

نگه داشتن سوابق الکترونیکی

یک سیستم ضبط الکترونیکی ، مانند نرم افزار حسابداری ، ضبط اطلاعات ، تولید گزارش و برآورده کردن الزامات گزارش مالیاتی و قانونی را آسان تر می کند.

• معاملات تجاری را به راحتی ضبط کنید ، از جمله درآمد و هزینه ، پرداخت به کارگران و جزئیات سهام و دارایی
• سوابق مالی را به طور موثر نگه دارید و به فضای ذخیره کمتری نیاز دارد
• گزینه ضبط فروش هنگام جمع آوری فاکتور را فراهم می کند ، نه هنگام دریافت پول نقد از مشتری
• به راحتی سفارشات ، فاکتورها ، گزارش بدهکار ، صورتهای مالی ، سوابق پرداخت کارمندان ، گزارش های موجودی را تولید کنید
• به طور خودکار مقادیر بلند و توابع گزارش دهی را ارائه می دهد
• با آخرین نرخ مالیات ، قوانین مالیاتی و احکام همراه است
• فاکتورهای ایمیل به مشتریان ، سفارشات به تأمین کنندگان یا بیانیه فعالیت تجاری (BAS) به دفتر مالیات استرالیا (ATO) باز می گردد
• از سوابق پشتیبان گرفته و در صورت آتش سوزی یا سرقت آنها را در مکانی امن نگه دارید

داشتن نرم افزار یا سیستم های حسابداری خوب برای ادامه کار خود به راحتی مهم است. اگر به نظر می رسد که تجارت شما ممکن است از پول نقد خارج شود ، سیستم مناسب می تواند به شما هشدار دهد.

اطمینان حاصل کنید که این نرم افزار دارای فرم های گزارش تجاری استاندارد (SBR) است که برای گزارش به ATO (مانند بیانیه های BAS) مورد نیاز است و نیازهای مالیاتی استرالیا را برآورده می کند.

قبل از تصمیم گیری در مورد خرید کدام یک ، از نرم افزار حسابداری نیازهای کسب و کار خود را بررسی کنید. در نظر بگیرید که آیا به نرم افزاری نیاز دارید که می تواند:

• تمام الزامات حقوق و دستمزد را محاسبه کنید (به عنوان مثال ، خودداری از پرداخت هزینه ، مرخصی سالانه و مرخصی خدمات طولانی)
• ردیابی سهام ، کار در حال انجام ، سفارشات ، فروش و سایر الزامات مدیریت وظیفه
• چندین حساب بانکی را مدیریت کنید
• معاملات ارزی را مدیریت کنید
• سوابق مالی جداگانه را برای هر مشاغل یا بخش در مشاغل خود پیگیری کنید
• اجازه دهید رابط با سایر سیستم های فناوری اطلاعات از جمله پرداخت های آنلاین ، بسته های صفحه گسترده داده ها و سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
• سوابق فروش دقیق را روی مشتریان نگه دارید.

گزینه های نرم افزاری رایگان یا پولی

بسیاری از بسته های نرم افزاری وجود دارد که به شما امکان می دهد بدون نیاز به تجربه حسابداری ، سوابق را با موفقیت کنترل کنید. بسته های نرم افزاری رایگان در دسترس است اما اطمینان حاصل کنید که اینها نیازهای کسب و کار شما را برآورده می کنند.

بسیاری از سیستم های حسابداری خریداری شده متداول که توسط مشاغل کوچک استفاده می شود وجود دارد که ماهانه صورتحساب می شوند یا به طور کامل خریداری می شوند. برای کمک به شناسایی مناسب ترین بسته نرم افزاری با حسابدار ، مشاور مالی یا سازمان صنعت خود مشورت کنید.

نرم افزار برای حقوق و دستمزد تک لمسی

همه مشاغل باید اطلاعات مالیاتی و فوق مالی را مستقیماً به ATO گزارش دهند. این به عنوان حقوق و دستمزد تک لمسی (STP) شناخته می شود. باید بررسی کنید که گزارش STP در نرم افزار حسابداری شما گنجانده شده است.

ATO ثبت نام محصولات نرم افزاری را ارائه می دهد که از گزارش STP پشتیبانی می کنند ، از جمله گزینه های کم هزینه برای کارفرمایان خرد.

روکش

شما باید از فوق العاده ATO برای پرداخت کمک های ضمانت فوق العاده کارمند به صندوق های فوق العاده استفاده کنید. این تضمین می کند که پول و داده ها به صورت الکترونیکی در یک قالب استاندارد در سراسر سیستم فوق العاده ارسال می شوند. اطمینان حاصل کنید که نرم افزار حسابداری شما مطابق با فوق العاده است.

الزامات فوق العاده خود را به عنوان یک کارفرما درک کنید (از جمله اگر خود اشتغالی دارید).

به دنبال مشاوره حرفه ای باشید

قبل از تصمیم گیری در مورد گزینه نرم افزاری با حسابدار یا مشاور مالی خود صحبت کنید.